Hay diferentes elementos que pueden hacer que la nómina sea un procedimiento complicado y difícil de realizar para las empresas.
Según el estudio de NGA HR Research, México está considerado como uno de los países con mayor complejidad en el proceso de nómina, algunos de los factores principales que influyen son:
- Varias reglas y leyes que pueden tener diferentes interpretaciones
- Cantidad de nómina al mes (semanal, quincenal o mensual)
- No existen regulaciones específicas de la industria
- Influencia geográfica
- En efecto, la administración de la nómina mexicana está regida por una legislación en cambio, requiriendo un seguimiento permanente de las nuevas leyes y una actualización adecuada, ya que puede ser interpretada de maneras diferentes. Por ejemplo en el 2014, contamos más de 10 cambios en los requerimientos para la administración de la nómina.
Además, cada mes una organización mexicana se enfrenta a la producción de una cantidad importante de nóminas, las más comunes siendo las semanales, quincenales y mensuales. Un proceso complicado para el cual un error puede ocasionar costosos recargos y multas. Si lo observamos a nivel mundial, 30% de los errores de nómina provienen de pagos insuficientes y/o sobrepagos.
No hacer correctamente el tratamiento de la nómina genera problemas con las diferentes instituciones implicadas, y con los empleados de la organización.
La influencia geográfica es otro elemento que interviene en la complejidad de la nómina, México cuenta con una legislación e instituciones que actúan a diferentes niveles: regionales, estatales y nacionales. No sólo la organización tiene que considerar varias escalas al momento de procesar su nómina, sino que tiene que seguir los cambios continuos de estas leyes, adaptándose a la coyuntura económica del país y a la evolución del entorno laboral.
Sin embargo, estos factores que influyen el proceso de la nómina en México no son los únicos elementos que impactan su complejidad, también tenemos que tomar en cuenta todos los conocimientos internos a la organización. En promedio se requiere entre 16 y 20 datos por empleado para poder procesar su nómina, de donde la importancia de siempre tener la información completa y actualizada sobre cada uno de los empleados. Una tarea que puede volverse muy complicada para medianas y grandes empresas. Además de tener estos datos de identificación, la organización debe conocer la actividad diaria de cada uno de sus empleados dentro de sus instalaciones para manejar el control y el seguimiento de las incidencias. Un conocimiento que exige una configuración precisa y de alta calidad para evitar errores que se repercutirían en la nómina del empleado.
Tantos requerimientos, no diferenciados por industria, que necesitan una administración confiable y oportuna realizada por expertos.
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Fuentes: NGA HR Research, ey.com
